L’article 2 de l’ordonnance n° 2022-544 du 13 avril 2022 relative à la déontologie et à la discipline des officiers ministériels prévoit qu’un code de déontologie propre à chaque profession est préparé par son instance nationale et édicté par décret en Conseil d’État. Ce code énonce les principes et devoirs professionnels permettant le bon exercice des fonctions et s’applique en toutes circonstances à ces professionnels dans leurs relations avec le public, les clients, les services publics, leurs confrères et les membres des autres professions. Les instances nationales sont l’Ordre des avocats au Conseil d’État et à la Cour de cassation, la Chambre nationale des commissaires de justice, le Conseil national des greffiers des tribunaux de commerce et le Conseil supérieur du notariat.
C’est chose faite pour la profession de notaire, avec le Décret n° 2023-1297 du 28 décembre 2023 relatif au code de déontologie des notaires1 qui, abrogeant l’arrêté du 22 mai 2018 portant approbation du règlement national et du règlement intercours du Conseil supérieur du notariat, constitue le code de déontologie de la profession de notaire s’appliquant à l’ensemble des notaires quels que soient leurs qualités, leurs modes et leurs structures d’exercice.
Ainsi, après avoir rappelé quelles sont les missions du notaire (I), le décret de 2023 précise ainsi quels sont ses devoirs généraux (II), ainsi que ceux dans ses rapports avec les tiers (III) et ses confrères (IV).
I) Les missions du notaires (Article 2)
La mission de service public - Le notaire est un officier public ministériel, délégataire de l’autorité publique, chargé d’une mission de service public.
L’authenticité des actes - À ce titre il reçoit en personne tous les actes et contrats auxquels les parties doivent ou veulent faire donner le caractère d’authenticité attaché aux actes de l’autorité publique.
Le recueil des consentements - Il recueille le consentement des parties.
L’exécution des actes - Il assure la date, la conservation et le dépôt des actes et en délivre des copies exécutoires et des copies authentiques.
Le conseil - Il est le conseil des personnes physiques ou morales de droit privé et de droit public et le rédacteur impartial de leurs volontés.
Il leur fait connaître l’étendue des obligations qu’elles contractent, rédige leurs engagements avec clarté, leur conférant le caractère d’un acte authentique.
L’interdiction de délégation - Il ne peut déléguer l’accomplissement des actes inhérents à son statut d’officier public et ministériel.
II) Les devoirs généraux du notaire (Articles 3 à 20)
L’article 3 du Code de déontologie énonce des principes généraux (A) qui se matérialisent par des obligations précisés par les articles suivants (B).
A) L’énoncé des principes généraux (Article 3)
Délégataire de l’autorité publique - Le notaire, délégataire de l’autorité publique, exerce sa profession dans le respect des dispositions législatives et réglementaires, notamment celles du présent code.
L’explication et l’application de la loi - Il explique la loi et en assure l’application.
La moralité et la sécurité des obligations contractuelles - Il assure la moralité et la sécurité de la vie contractuelle.
L’éthique professionnel - Il accomplit sa mission avec loyauté, neutralité, impartialité, probité et délicatesse.
Le respect des autorités publiques - Il doit loyauté et respect aux autorités publiques.
Le respect des professionnel - Il fait preuve de diligence et de courtoisie envers les professionnels avec lesquels il est en relation.
La prohibition de l’accomplissement des actes illégaux - Tous actes contraires à la loi lui sont interdits.
L’exercice de la profession - Il assure ce service public soit dans le cadre d’une activité libérale, à titre individuel ou sous forme de société, soit en tant que salarié d’un office notarial.
Une activité principale - Il consacre l’essentiel de son temps à l’exercice de son activité professionnelle.
B) Les obligations du notaire
Outre de rappeler que le notaire est tenu de prêter serment (1), le Code de déontologie précise ses obligations de concourir (2), de respecter l’éthique (3), de demeurer indépendant (4), de respecter le secret professionnel (5), de participer à la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme (6), de respecter la réglementation sur les données personnelles (7), de demeurer compétent notamment via la formation personnelle continue (8), ou encore de s’entourer de collaborateurs compétents (9). Il précise aussi le régime de la réglementation de la publicité (10), les règles applicables à son identification (11), ainsi qu’à celles relatives à la conservation des archives (12) ou encore de la comptabilité de l’office (Article 13).
1) Le serment (Article 4)
Nommé par arrêté du garde des sceaux, ministre de la justice, le notaire prête serment devant la cour d’appel dans le mois de sa nomination, conformément à la formule suivante :
« Je jure de loyalement remplir mes fonctions avec exactitude
et probité et d’observer en tout les devoirs qu’elles m’imposent. »
Lors de la première assemblée générale de sa compagnie qui suit la prestation de serment, le notaire atteste en présence de ses pairs avoir connaissance des règles d’exercice de sa profession et des règles du présent code de déontologie. Il s’engage solennellement à les respecter, conformément au serment qu’il a prêté devant la cour d’appel.
2) L’obligation de concourir (Article 5)
Le principe de l’obligation de prêter son concours - Le notaire ne peut refuser ses services à tout client qui le sollicite.
Le refus de son concours par exception - Par exception, il est tenu de refuser de prêter son conseil ou son concours en vue de l’établissement d’actes ou de conventions :
- impliquant des personnes ne paraissant pas jouir de leur libre arbitre ;
- contraires à la loi, frauduleuses ou qu’il sait inefficaces ou inutiles.
Le respect des incapacités - Il se conforme aux règles d’incapacité professionnelle prévues par les textes en vigueur.
3) Le respect de l’éthique (Article 6)
Le notaire veille à donner par son comportement tant dans l’exercice de ses fonctions que dans sa vie privée la meilleure image de sa profession, dans le respect des principes énoncés à l’article 3 du nouveau code, outre ceux d’honneur et de dignité.
Il s’abstient de toute pratique contraire à la déontologie.
4) L’obligation d’indépendance (Article 7)
Le refus de renoncer à l’indépendance - Le notaire, officier public, ne peut renoncer à son indépendance et à sa neutralité en toute circonstance.
Il veille à demeurer libre de tout lien extérieur, d’ordre personnel, professionnel ou financier, qui pourrait être interprété comme constituant une entrave à son intégrité ou à son objectivité.
L’indépendance du notaire contribue à garantir la qualité du service rendu au client.
Le refus de se placer en situation de dépendance - Dans l’exercice de ses fonctions, le notaire s’attache à ne jamais se placer dans une situation de dépendance susceptible de porter atteinte à son libre arbitre ou à faire obstacle à l’accomplissement de ses devoirs.
Le rejet des conflits d’intérêts - Il veille à éviter tout conflit d’intérêts et à ce que toute personne placée sous son autorité adopte le même comportement.
5) Le respect du secret professionnel (Article 8)
Le notaire et toute personne placée sous son autorité sont tenus au secret professionnel.
Le secret professionnel est général et absolu. Le notaire, confident de ses clients, y est tenu dans les conditions prévues par le code pénal et toutes autres dispositions législatives ou réglementaires.
En outre, assurant une mission de service public, le notaire et toute personne placée sous son autorité respectent l’obligation de discrétion professionnelle.
6) La lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme (Article 9)
Le notaire veille au respect de ses obligations en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme.
Il met en place les procédures adéquates au sein de l’office notarial et actualise ses connaissances afin de se conformer à la réglementation française, aux normes européennes et internationales, ainsi qu’aux recommandations des instances du notariat.
7) Le respect des obligations RGPD (Article 10)
Le notaire veille au respect des obligations en matière de protection des données à caractère personnel.
8) L’obligation de formation continue (Article 11)
La formation personnelle - Le notaire se tient informé de l’évolution du droit, de l’économie et de la société.
Il entretient et renouvelle ses connaissances en participant aux actions de formation organisées notamment par ses instances professionnelles, conformément aux textes en vigueur et aux circulaires du Conseil supérieur du notariat.
Il met régulièrement à jour ses compétences en matière de gestion de l’office notarial.
La formation des collaborateurs - Le notaire veille et contribue à la formation professionnelle de ses collaborateurs.
9) Le choix de collaborateurs compétents (Article 12)
Le notaire veille au choix de ses collaborateurs quant à leur compétence et leur discrétion.
Il s’assure qu’ils disposent de la compétence appropriée à la nature et à la complexité des tâches qui leur sont confiées.
10) La réglementation de la publicité (Article 14)
La prohibition de la proposition de service - Le notaire s’abstient de toute démarche à caractère publicitaire destinée à proposer, soit directement, soit indirectement, soit à titre personnel, soit par personne interposée, ses services à des tiers, y compris sur les réseaux sociaux.
La notion de sollicitation personnalisée - La sollicitation personnalisée est une forme de communication qui dépasse la simple information ; elle est destinée à promouvoir les services d’un notaire à l’attention d’une personne physique ou morale déterminée ou d’un groupe de personnes déterminées. Elle n’est pas une quelconque forme de publicité.
Les modes de communication autorisés - La sollicitation personnalisée et l’offre de services en ligne sont autorisées dans le respect de la réglementation en vigueur dès lors qu’elles procurent à leurs destinataires une information utile et sincère.
Ces modes de communication ne sont admis qu’à condition que :
- l’expression en soit décente et empreinte de retenue ;
- leur contenu ne comporte aucune inexactitude ni ne soit susceptible d’induire les destinataires en erreur ;
- ils soient exempts de tout élément comparatif.
Les moyens auxquels il est recouru à cet effet sont mis en œuvre avec discrétion de façon à ne pas porter atteinte à l’indépendance, à la dignité, à l’honneur de la profession ainsi qu’aux règles du secret professionnel et à la loyauté envers les clients et les autres membres de la profession.
Les actions de promotion de la profession - Seules les instances du notariat peuvent recourir à des actions de promotion de la profession, sous forme d’information à caractère général.
11) L’identification du notaire
Le Code de déontologie rappelle que le notaire doit disposer d’un local matériel pour exercer (a), et préciser les règles relatives aux mentions sa correspondance (b) et de ses titres (c), à celles des salariés (d), à sa dénomination (e), à son sceau (f) et à la signalisation de l’office (g).
a) L’installation matérielle (Article 13)
Le notaire justifie d’une installation matérielle, au sein d’un local dédié à l’accueil de sa clientèle et à la réception de ses actes, permettant l’exercice de son activité dans le respect des règles fixées aux articles 3 et 6 du nouveau code.
Ce local est le lieu de réception habituel de sa clientèle.
Il est situé à la résidence dans laquelle le notaire a été nommé.
b) La correspondance du notaire (Article 15, al. 1)
Le notaire mentionne dans ses correspondances et l’ensemble des actes relevant de son activité professionnelle son titre de notaire, à l’exclusion de toute autre dénomination ou qualification.
c) La mention des titres (Article 15, al. 2)
Il est autorisé à faire suivre l’indication de son titre de celle de ses diplômes et grades universitaires, de son certificat de spécialisation et des distinctions honorifiques reconnues par la République française.
d) Les mentions relatives au notaire salarié (Article 15, al. 3)
Le notaire salarié mentionne le nom ou la dénomination du titulaire de l’office notarial au sein duquel il exerce ainsi que le siège de cet office.
e) La dénomination du notaire (Article 16)
Le notaire n’ajoute aucun nom, surnom ou prénom à la dénomination sous laquelle il a obtenu sa nomination.
L’appellation et la dénomination des structures d’exercice respectent les règles d’ordre public, les droits des tiers et l’ensemble des principes du présent code.
Elles ne doivent pas susciter de confusion dans l’esprit du public.
f) Le sceau personnel (Article 17)
Le sceau matériel - Le notaire détient un sceau personnel portant ses nom, qualité, lieu d’exercice et, d’après un modèle uniforme, l’effigie de la République française.
Le sceau dématérialisé - Le sceau peut être apposé par voie électronique.
g) La signalisation de l’office (Article 18)
L’office notarial est signalé par un panonceau portant l’effigie de la République française, sans autre mention que le mot « NOTAIRE ».
12) La conservation des archives (Article 19)
Le notaire assure la conservation de ses minutes, du répertoire des actes qu’il a reçus, de sa comptabilité et de ses archives, conformément à la loi et aux textes réglementaires régissant l’exercice de la profession.
13) La comptabilité de l’office (Article 20)
Le notaire tient la comptabilité de son office conformément aux textes en vigueur et aux prescriptions de l’instance nationale du notariat.
III) Les devoirs du notaire envers les clients (articles 21 à 25)
Le Code de déontologie rappelle que, par principe, il appartient au client de choisir son notaire (A) qui est tenu d’un devoir de conseil général à son égard (B). L’exercice de son office fait l’objet d’une rémunération (C) qui donnera lieu à un relevé de compte (D). Enfin, en cas de conflit avec la clientèle, la médiation est mise en avant (E).
A) Le choix du notaire par le client (Article 21)
Toute personne est libre du choix de son notaire.
Le notaire et toute personne placée sous son autorité s’abstiennent de toute démarche ou manœuvre ayant pour objet ou pour effet de porter atteinte à cette liberté de choix.
B) Le devoir de conseil (Article 22)
Le notaire doit en toutes circonstances à sa clientèle sa conscience professionnelle, ses égards, l’impartialité, la probité, le conseil adapté à sa situation et l’information la plus complète.
L’intérêt du client prime toujours sur le sien.
Le notaire propose les moyens les plus appropriés pour parvenir au résultat souhaité par le client, en conformité avec la loi. Il doit exercer son office jusqu’à son terme usuel. Toutefois, il peut l’interrompre pour des motifs justes et raisonnables, tels que :
- la perte de confiance nécessaire à la bonne exécution de sa mission, qu’elle émane du notaire ou du client ;
- le manque caractérisé de respect du client, tant vis-à-vis du notaire que de ses collaborateurs et de la profession notariale ;
- la rétention réitérée par le client d’informations ou de documents essentiels au bon traitement du dossier ;
- le non-respect par le client des lois et règlements.
Il est interdit au notaire de se livrer ou de prendre part soit directement, soit indirectement, soit à titre personnel, soit par personne interposée, à une opération prohibée par la réglementation en vigueur.
Le notaire est tenu de mettre un terme à sa mission avec le client dès la survenance d’un évènement susceptible de le placer dans une situation de conflit d’intérêts ou de porter atteinte à son indépendance.
Il est interdit au notaire de recevoir un acte sans avoir été provisionné d’une somme suffisante pour couvrir les droits, émoluments, honoraires et débours liés à cet acte.
Il ne peut consentir une avance à son client sous quelque forme que ce soit.
Dans le cas où le notaire requis ne peut instrumenter, il en explique les raisons à son client.
C) La rémunération du notaire (Article 23)
Respect des dispositions tarifaires - Le notaire est rémunéré conformément aux dispositions tarifaires en vigueur.
L’effectivité de la prestation - La rémunération qu’il perçoit doit correspondre à une prestation effective.
L’exclusivité des émoluments - Pour une même prestation mentionnée dans les dispositions réglementaires relatives aux tarifs des notaires, les émoluments prévus par ces dispositions sont exclusifs de la perception de toute autre rémunération.
Les honoraires autres que les émoluments - Le notaire peut percevoir des honoraires au titre de prestations non rémunérées par un émolument. Ces honoraires sont fixés dans le respect des dispositions du code de commerce et font l’objet d’une convention d’honoraires préalable signée par le client.
La rémunération de la collaboration - La collaboration rémunérée sous forme d’honoraires entre notaires ou avec d’autres professionnels pour des affaires déterminées est admise dans le respect de l’ensemble des règles professionnelles et déontologiques.
La fixation des honoraires obéit aux exigences posées dans la partie législative du code de commerce afférente aux professions réglementées et respecte le principe particulier de délicatesse propre à la profession.
D) Le relevé de compte client (Article 24)
Dès l’accomplissement des formalités postérieures à la réception des actes, le notaire apure le compte du client et lui adresse la copie authentique intégrale, le relevé de compte et l’état détaillé des frais.
E) Les conflits (Article 25)
La proposition de médiation préalable - En cas de contestation par le client des conditions d’exercice de la mission ou de différend portant sur les honoraires, le notaire propose à son client une médiation avant toute action en justice.
Le notaire informe son client de son droit de saisir le médiateur de la consommation du notariat.
Les réponses au médiateur - Le notaire est tenu de répondre avec diligence à toute sollicitation du médiateur de la consommation du notariat concernant une affaire qu’il a traitée ou à laquelle il a pris part.
IV) Les devoirs de confraternité (articles 26 à 28)
Dans leurs relations, les notaires doivent adopter un comportement adapté (A) et participer activement à leurs instances (B). Enfin, ils acceptent d’être inspectés et d’inspecter (C).
A) Un comportement adapté
Un comportement loyal et courtois (Article 26)
Les notaires se doivent assistance, courtoisie et délicatesse réciproques. Ils s’abstiennent, en toutes circonstances, de toute parole blessante, de toute attitude malveillante, de tout écrit public ou privé, de toute démarche ou manœuvre, susceptibles de nuire à la situation de leurs confrères et à la réputation du notariat.
L’accord préalable du confrère pour des démarches de sa clientèle - Dans le cadre du traitement d’une affaire, ils s’abstiennent de toute démarche auprès de clients d’un autre office sans l’accord préalable du confrère.
Le remplacement d’un confrère - En cas d’absence ou d’empêchement momentané d’un notaire, ce dernier peut être remplacé ou substitué par l’un de ses confrères, d’un commun accord entre eux. Cette substitution constitue une mission de confraternité gratuite.
Un notaire ne peut, sans motif légitime, refuser de remplacer ou substituer un confrère absent ou momentanément empêché.
Le respect de la clientèle des confrères - Le respect de la clientèle du notaire par celui de ses confrères appelé à le remplacer ou le substituer constitue un devoir impérieux.
B) La participation active aux instances (Article 27)
L’obligation de déférer aux sollicitations - Le notaire répond à toute sollicitation ou interrogation des instances compétentes du notariat.
Conformité aux mises en demeure - Il se conforme aux mises en demeure qui lui sont adressées en vue d’assurer le respect des règles déontologiques d’exercice de la profession
Paiement des cotisations - Il se conforme aux mises en demeure qui lui sont adressées en vue d’assurer le de paiement des cotisations professionnelles qui lui incombent.
La participation aux assemblées – Il s’astreint à assister aux assemblées générales de sa compagnie.
L’information des instances de toutes actions - Le notaire qui fait l’objet d’une action civile liée à l’exercice de ses fonctions ou d’une action pénale pour des faits de toute nature en informe sans délai l’instance dont il dépend. Il l’informe également de toute action en justice qu’il intente dans l’exercice de ses fonctions.
Les obligations des membres des chambres et des conseillers - Les membres des Chambres départementales, interdépartementales, des Conseils régionaux et du Conseil supérieur du notariat s’abstiennent :
- 1° De tout acte, parole ou écrit qui viserait à entraver le fonctionnement des instances de la profession ;
- 2° De toute négligence ou carence dans l’accomplissement des fonctions pour lesquelles ils ont été élus ;
- 3° De tout acte de nature à empêcher la libre expression de chacun d’entre eux au sein des instances dans lesquelles ils sont élus.
C) Les inspections (Article 28)
L’inspection du notaire - Le notaire se soumet aux inspections diligentées par l’autorité judiciaire ou par les instances compétentes du notariat.
L’inspection des confrères - Tout notaire en fonction est tenu d’inspecter ses confrères lorsqu’il est requis.
Note
1. JORF n°0301 du 29 décembre 2023, Texte n° 28