L’article L.2321-2 (2°) du CGCT indique que les frais de conservation des archives communales constituent des dépenses obligatoires de la commune qui doit inscrire chaque année au budget les crédits nécessaires (aménagement de locaux, achat de matériel, restauration, etc.).
En outre, le récolement est une étape essentielle pour garantir la continuité, la sécurité et la bonne gestion des archives communales s’inscrivant dans une réglementation stricte visant à préserver le patrimoine documentaire public, étant entendu que les archives communales font partie du domaine public mobilier.
Les archives sont imprescriptibles et inaliénables et ne peuvent être ni données, ni vendues, ni détruites sans autorisation du directeur des Archives départementales.
I/ Classement et conservation
Le Maire est responsable des archives municipales aussi bien comme exécutif de la collectivité locale que comme agent de l’État.
Les communes veillent à la gestion de leurs archives, à leur conservation et leur mise en valeur dans l’intérêt public. Plus précisément, elles les conservent, les trient, les classent et, sous certaines conditions, les éliminent.
Les archives communales sont gérées sous le contrôle scientifique et technique de l’administration des archives (article L.212-6 du Code du patrimoine). Ce contrôle porte sur les conditions de gestion, de collecte, de tri et d’élimination ainsi que sur le traitement, le classement, la conservation et la communication des archives. Il est destiné à assurer la sécurité des documents, le respect de l’unité des fonds et de leur structure organique, la qualité scientifique et technique des instruments de recherche, la compatibilité des systèmes de traitement et la mise en valeur du patrimoine archivistique (article R.212-3 du Code du patrimoine).
Ainsi, l’article R.212-57 prévoit que « les archives communales conservent, trient, classent, inventorient et communiquent (…) les documents provenant des assemblées, administrations et établissements publics municipaux ».
Concrètement, l’essentiel des archives communales recouvre les registres des délibérations du Conseil Municipal, les arrêtés du Maire, les registres d’état civil, les budgets, les documents relatifs aux impôts locaux, au cadastre, aux recensements de la population, aux marchés publics et aux contrats, aux contentieux, aux élections, aux dossiers du personnel, aux biens communaux, aux plans et aux décisions d’urbanisme, sans que cette liste ait un caractère exhaustif.
Il est recommandé aux communes de se référer à l’instruction du 28 août 2009 qui fait un point complet sur les modalités de tri et de conservation des archives produites par les collectivités territoriales (instruction n°DAF/DPACI/RES/2009/018) ainsi qu’à l’instruction du 22 septembre 2014 relative au tri et à la conservation des archives produites par les communes (instruction n°DGP/SIAF/2014/006).
Si les communes sont propriétaires de leurs archives (article L 212-6 du Code du patrimoine), y compris celles déposées aux Archives départementales (article L 212-14 du Code du patrimoine), il n’en va pas de même des registres de l’état civil et du cadastre, compétences exercées par la collectivité au nom de l’État et dont les documents correspondants appartiennent en conséquence à l’État.
À noter que la commune doit informer le Préfet de tout sinistre, soustraction ou détournement d’archives (article R.212-53 du Code du patrimoine) et de tout projet de construction, d’extension ou d’aménagement de bâtiments à usage d’archives ainsi que des projets de travaux dans ces bâtiments.
Le Préfet dispose d’un délai de 2 mois pour faire connaître son avis sans quoi les travaux ne peuvent commencer avant la transmission de cet avis (article R.212-54 du Code du patrimoine).
II/ Dépôt
A/ Les archives privées
Les services publics d’archives qui reçoivent des archives privées à titre de don, de legs, de cession ou de dépôt sont tenus de respecter les stipulations du donateur, de l’auteur du legs, du cédant ou du déposant quant à la conservation et à la communication de ces archives (article L.213-6 du Code du patrimoine).
Le Conseil Municipal doit produire une délibération d’acceptation du don ou du legs. Le dépôt implique la rédaction d’un contrat passé entre la commune et le déposant qui mentionne les conditions de conservation et de communication qui peuvent être émises par le propriétaire.
Le déposant reste propriétaire des documents et peut, à tout moment, révoquer le dépôt.
En cas de décès du déposant, les héritiers peuvent maintenir le dépôt qui reste toujours révocable. Une clause prévoyant la possibilité de micro-filmage des documents peut être inclue dans le contrat afin de pallier le risque de révocation du dépôt.
Dans le cas d’archives classées, la personne privée reste aussi propriétaire mais est soumise à un certain nombre d’obligations ou d’interdictions destinées à protéger le patrimoine artistique et historique national (article L.212-15 et suivants du Code du patrimoine).
B/ Les archives publiques
Des règles particulières de dépôt, au service des Archives départementales, s’appliquent aux archives communales.
Toute demande d’élimination d’archives doit être soumise au visa du directeur des Archives départementales.
En outre, les archives doivent être conservées dans des locaux adaptés, sains et sécurisés, exclusivement réservés à cet usage.
Ainsi, pour le dépôt des archives, le Code du patrimoine fait la différence entre les communes de moins ou de plus de 2 000 habitants.
1/ Communes de moins de 2 000 habitants (art. L.212-11)
Le Code du patrimoine est soucieux du devenir du patrimoine constitué par les archives des très nombreuses petites communes qui ne disposent, dans la plupart des cas, ni du personnel, ni des locaux propres à assurer dans de bonnes conditions, la conservation, la gestion et la communication de leurs archives.
Le régime des communes de moins de 2 000 habitants est ainsi codifié à l’article L.212-11 du Code du patrimoine.
Ce dernier prévoit le dépôt obligatoire aux Archives départementales des registres d’état civil (à l’issue d’un délai de 120 ans) et des autres documents n’ayant plus d’utilité administrative et destinés à être conservés à titre définitif (à l’issue d’un délai de 50 ans). Par exception, les archives numériques peuvent être déposées avant l’expiration de leur durée d’utilité administrative (article L.212-11 et L.212-12 du Code du Patrimoine).
Toutefois, après déclaration auprès du représentant de l’État et accord de l’administration des archives, la commune peut, à titre dérogatoire, conserver elle-même ses archives ou les confier en dépôt, par convention au service d’archives du groupement de communes à fiscalité propre auquel elle appartient ou au service d’archives de la commune membre désignée par ce groupement pour gérer les archives de celui-ci.
Le dépôt étant obligatoire, il ne nécessite aucune formalité préalable. Il convient cependant de se rapprocher au préalable des Archives départementales.
L’acceptation de la demande de dérogation est soumise à une visite préalable du directeur des Archives départementales afin de contrôler les conditions de conservation des archives.
Après délibération du Conseil Municipal par laquelle la commune s’engage à conserver ses archives anciennes dans de bonnes conditions et à en garantir l’accès au public en toute sécurité, la commune adresse au directeur des Archives départementales, sous couvert du Préfet, un formulaire de demande de dérogation qui est fourni par les Archives départementales.
Lorsque la commune souhaite confier ses archives en dépôt au service d’archives du groupement de commune à fiscalité propre dont elle est membre ou au service d’archives de la commune membre désignée par ce groupement pour gérer les archives de celui-ci, il lui appartient de délibérer.
Ainsi, après délibération du Conseil Municipal de la commune souhaitant déposer ses archives et délibération de la collectivité d’accueil, une convention pour le dépôt des archives doit être passée entre les deux collectivités et transmise pour information au directeur des Archives départementales.
Dans le cas où ce dépôt concerne des archives dont le dépôt aux Archives départementales est obligatoire, une demande de dérogation doit également être effectuée.
2/ Communes de 2 000 habitants et plus (article L.212-12)
Les communes de plus de 2 000 habitants sont tenues de conserver, classer, trier, inventorier et communiquer elles-mêmes leurs archives.
Le Code du patrimoine prévoit cependant des possibilités de dépôt, par convention (article L.212-12 du Code du Patrimoine).
La conservation étant prévue par la loi, elle ne nécessite aucune formalité préalable. Le directeur des Archives départementales est cependant habilité à contrôler les conditions de conservation des archives dans le cadre d’inspections.
Si la commune souhaite confier ses archives en dépôt au service d’archives du groupement de commune à fiscalité propre dont elle est membre ou au service d’archives de la commune membre désignée par ce groupement pour gérer les archives de celui-ci, il importe que le Conseil Municipal délibère préalablement.
Une convention pour le dépôt des archives doit alors être passée entre les deux collectivités et transmise pour information au directeur des Archives départementales.
Lorsque la commune souhaite confier ses archives en dépôt aux Archives départementales, cette possibilité concerne les registres d’état civil (à l’issue d’un délai de 120 ans) et des autres documents n’ayant plus d’utilité administrative et destinés à être conservés à titre définitif (à l’issue d’un délai de 50 ans).
Par exception, les archives numériques peuvent être déposées avant l’expiration de leur durée d’utilité administrative (articles L.212-11 et L.212-12 du Code du Patrimoine).
L’acceptation de la demande de dépôt par les Archives départementales n’est pas obligatoire.
Ainsi, après délibération du Conseil Municipal de la commune souhaitant déposer ses archives et délibération du Conseil Départemental, une convention pour le dépôt des archives est passée entre les deux collectivités précisant les termes du dépôt.
3/ Cas particuliers du versement d’office
Par dérogation à ces dispositions, quelles que soient l’importance de la commune et la date du document, le représentant de l’État dans le département peut prescrire le dépôt d’office aux Archives du département des documents présentant un intérêt historique certain et dont il est établi que les conditions de conservation les mettent en péril (article L.212-13, al. 2).
Au préalable, le représentant de l’État doit mettre en demeure la commune de prendre un certain nombre de mesures propres à assurer la bonne conservation de ces documents (article L.212-13, al. 1er). Ce n’est que si la commune ne prend pas ces mesures que le représentant de l’État ordonnera le versement d’office.
Quelle que soit la taille de la commune, les archives numériques peuvent être déposées avant l’expiration de leur durée d’utilité administrative.
III/ Modalités de communication
Les archives publiques sont communicables de plein droit selon les formalités prévues pour l’accès aux documents administratifs (article L.213-1 du Code du patrimoine).
Néanmoins, quelques documents font l’objet de délais spécifiques :
- 75 ans pour les registres de naissances et de mariages de l’état civil ;
- 50 ans pour les dossiers des agents municipaux, ces dossiers impliquant une appréciation de valeur sur une personne physique (art. L.213-2).
Un refus de communication de documents d’archives doit nécessairement être motivé (article L.213-5 du Code du patrimoine).
À noter que tout détournement, destruction ou communication non autorisée d’archives publiques encourt des amendes, voire des peines de prison (articles L.214-1 à L 214-10).
IV/ Le récolement des archives
Les collectivités territoriales sont propriétaires et responsables de leurs archives (article L.212-6 et suivants). Au sein des communes, cette responsabilité incombe au Maire, sous le contrôle du Conseil Municipal.
Le récolement est obligatoire notamment :
• lors du renouvellement de l’exécutif municipal (après chaque élection municipale).
• en cas de déménagement des archives.
• lors de l’arrivée d’un nouveau responsable des archives.
• sur demande du ministère de la Culture ou en cas de situation exceptionnelle (sinistre, etc.)
Il est ainsi obligatoire d’opérer un récolement des archives communales à chaque changement de Maire ou renouvellement de municipalité (article 4 de l’arrêté du 31 décembre 1926 modifié, portant règlement des archives des communes).
Même en cas de réélection du Maire, il est nécessaire de procéder au récolement des archives.
Dans cette hypothèse, c’est l’Adjoint ou, à défaut, un conseiller municipal pris dans l’ordre du tableau qui procédera avec le Maire à nouveau élu au récolement de l’inventaire.
S’il n’y a pas de changement dans la personne du Maire ou lorsqu’il y a accord entre le Maire sortant et le Maire entrant, le récolement pourra être sommaire. À défaut, le récolement devra être détaillé (article 63 de l’arrêté du 31 décembre 1926 portant règlement des archives communales).
Le récolement se compose généralement de deux documents principaux :
• le procès-verbal de récolement : il transfère la responsabilité des archives de l’élu sortant à l’élu entrant.
• l’état des archives : il s’agit d’un inventaire détaillé ou sommaire de l’ensemble des archives conservées.
Le récolement des archives nécessite d’établir un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives communales. Celui-ci transfère la responsabilité des archives de l’ancien au nouveau Maire. Ce procès-verbal doit être accompagné de l’inventaire détaillé des dossiers communaux (ou à défaut d’une liste des principaux documents) établi préalablement.
Les procès-verbaux ainsi que les récolements annexés sont établis en 3 exemplaires, destinés respectivement au Maire sortant comme justificatif de décharge, aux archives de la commune comme justificatif de prise en charge par le Maire élu, et à la préfecture, à l’attention du directeur du service départemental d’archives comme pièce servant à exercer le contrôle scientifique et technique de l’État sur les archives publiques (instruction n°DAF/DPACI/RES/2008/004 du 14 mars 2008).
En pratique, le récolement des archives ne peut pas recenser tous les documents d’archives conservés dans la commune. Il se borne à recenser les plus importants, comme les registres de délibérations, les arrêtés du Maire, les registres paroissiaux (avant 1792), les registres des actes de l’état civil (depuis 1792), les plans et les matrices cadastrales et les documents budgétaires et électoraux.
Le récolement est un outil précieux pour garantir la continuité administrative et la mémoire de la collectivité et permettre aux Archives départementales d’exercer leur mission de contrôle scientifique et technique, et d’accompagner la commune dans la gestion de ses archives
En résumé, le récolement des archives communales est une étape essentielle pour assurer la bonne gestion, la transmission et la préservation des documents publics locaux lors des changements d’équipe municipale ou d’autres événements majeurs.
Principaux textes :
• Code du patrimoine : articles L 211-1 et suivants et articles R 212-49 et suivants et R 212-62 et suivants du code du patrimoine
• Loi n° 83-663 du 22 juillet 1983 relative à la répartition des compétences entre les communes, les départements, les régions et l’État (art. 65)
• Code général des collectivités territoriales : article L 2321-2, (les dépenses obligatoires comprennent notamment : les frais de conservation des archives communales) et R 1421-1 et suivants
• Code des relations entre le public et l’administration.