1/ Obligation de publication électronique
L’ensemble des actes réglementaires et des décisions ne présentant ni un caractère réglementaire ni un caractère individuel sont publiés obligatoirement sous forme électronique sur le site internet de la commune.
Un acte réglementaire est un acte administratif unilatéral qui a une portée générale et impersonnelle, c’est-à-dire qu’il s’applique à une catégorie indéterminée de personnes ou de situations, et non à des individus nommément désignés.
Ce type d’acte vise à fixer des règles de droit qui s’imposent à tous ceux qui sont concernés dans son champ d’application.
Par exemple, un arrêté municipal interdisant le stationnement dans une rue est un acte réglementaire, car il établit une règle générale à laquelle tous les usagers doivent sy conformer.
Un arrêté signé par le Maire ou une délibération adoptée par le Conseil Municipal sont des actes réglementaires s’ils ont une portée générale.
Un acte ni réglementaire ni individuel est un acte administratif unilatéral qui présente à la fois des caractéristiques des actes réglementaires et des actes individuels, mais qui n’appartient à aucune de ces deux catégories.
Contrairement à l’acte réglementaire, il n’a pas une portée générale et impersonnelle, et contrairement à l’acte individuel, il ne vise pas une ou plusieurs personnes nommément désignées.
Ces actes concernent une situation particulière, de façon impersonnelle, mais sans désigner précisément des personnes. Ils servent souvent à appliquer une réglementation préexistante à une opération ou une situation spécifique, sans conférer de droits nouveaux aux destinataires.
Exemple d’acte ni réglementaire ni individuel :
Une déclaration d’utilité publique (DUP), qui porte sur un projet affectant une zone ou un intérêt général sans désigner les personnes concernées nommément.
La publicité par affichage ou publication papier n’est plus obligatoire, sauf pour quelques documents particuliers ou pour assurer l’accès au public lors d’interruptions temporaires d’accès au site.
2/ Accessibilité et authenticité
La publication doit être permanente (la durée de publicité de l’acte sur le site internet de la collectivité ne peut être inférieure, en tout état de cause, à deux mois), gratuite et garantir l’authenticité des actes.
Les actes publiés sous forme électronique doivent rester consultables dans leur intégralité, sous un format non modifiable, dans des conditions propres à en assurer la conservation, à en garantir l’intégrité et à en effectuer le téléchargement.
La version électronique des actes comporte obligatoirement la mention, en caractères lisibles, du prénom, du nom et de la qualité de leur auteur ainsi que la date de mise en ligne de l’acte sur le site internet de la collectivité.
3/ Documents concernés
Sont concernés :
- les délibérations
- les arrêtés municipaux à caractère réglementaire
- les décisions ni réglementaires, ni individuelles
- les décisions du Maire (en dehors des décisions individuelles)
- les marchés publics
4/ Caractère exécutoire de l’acte et délai de recours contentieux
L’ordonnance du 7 octobre 2021 clarifie le droit existant, en faisant de la dématérialisation tant la formalité qui confère aux actes locaux leur caractère exécutoire mais aussi celle qui fait courir le délai de recours contentieux contre ces actes.
Un acte non exécutoire ne produit pas d’effets juridiques, si bien qu’une requête en annulation devant les juridictions administratives peut être déposée à tout moment, sans condition de délai, contre ces actes, créant, de facto, une forte insécurité juridique.
De plus, le non-respect de l’une de ces conditions peut avoir des conséquences lourdes car non régularisables.
Si le CGCT ne fixe pas de délai de transmission des actes au préfet (sauf exception), la date de réception des actes conditionne, avec la publicité ou la notification, leur entrée en vigueur.
Cependant, pour les décisions individuelles et les marchés publics, la transmission doit intervenir dans un délai de quinze jours à compter de leur signature (article L.1411-9, L.2131-1 et L.2131-13 du CGCT). Une transmission hors délai est susceptible d’avoir pour conséquence une lettre de demande de retrait et, si la décision n’est pas retirée, une annulation par la juridiction administrative à la demande du préfet ou à celle d’un tiers.
Pour les communes de plus de 3 500 habitants, le délai de recours contentieux court à compter :
• pour les actes individuels, de leur notification ;
• pour les actes réglementaires et les actes ni réglementaires ni individuels, de leur publication sous forme électronique.
L’acte entre en vigueur dès sa publication électronique, qui fait ainsi courir le délai de recours contentieux.
L’affichage papier reste possible mais ne remplace pas la publication officielle électronique.
5/ Suppression de l’obligation de recueil des actes administratifs
Pour les communes de plus de 3 500 habitants, il n’est plus obligatoire de tenir un recueil des actes administratifs (obligation supprimée).
La publicité légale des actes (délibérations, arrêtés…) doit exclusivement se faire par publication électronique sur le site internet de la commune.
Il n’est par conséquent plus nécessaire de publier ni de tenir un recueil papier ou numérique des actes administratifs.
6/ Le(s) registre(s) communal(ux)
Les délibérations sont inscrites par ordre de date sur un registre et sont signées par le Maire et le secrétaire de séance.
Cette obligation est prévue par l’article L.2121-23 du CGCT qui impose la transcription de toutes les délibérations sur un registre destiné à être coté et paraphé par le Maire, garantissant l’authenticité et l’intégrité des décisions municipales, quel que soit le mode de transmission des délibérations au préfet.
À ce titre, la convocation doit également être signée par le Maire, publiée au registre des délibérations et affichée à la porte de la mairie.
a/ La nature des actes concernés et catégories de registres
Doivent faire l’objet d’un enregistrement :
- dans le registre des délibérations :
• les délibérations de l’organe délibérant ;
• les décisions prises par l’exécutif local par délégation de l’organe délibérant ou par un Adjoint au Maire ou un conseiller par subdélégation ;
- dans le registre des actes de l’exécutif :
• les arrêtés à caractère réglementaire ou individuel émis par l’exécutif ;
• les actes de publication et de notification pris par l’exécutif qui certifient, sous sa responsabilité, le caractère exécutoire des actes pris par les autorités communales.
Ce registre, obligatoirement tenu sur support papier, permet d’assurer la traçabilité, l’authenticité et la conservation pérenne de ces actes.
L’accès à ce registre est public : tout citoyen peut en consulter le contenu en mairie.
L’article R.2122-7 du CGCT admet la possibilité de regrouper l’ensemble de ces documents dans un registre unique.
Ce dernier précise ainsi les formalités de publicité et de notification des arrêtés du Maire :
• La publication des arrêtés du Maire peut être constatée par une déclaration certifiée du Maire.
• La notification est établie par le récépissé de la partie intéressée ou, à défaut, par l’original de la notification conservé dans les archives de la mairie.
• L’inscription par ordre de date des arrêtés, actes de publication et de notification a lieu sur un registre prévu à l’article R.2121-9 ou sur un registre propre aux actes du Maire, tenu dans les mêmes conditions.
• Les feuillets comportent le nom de la commune et la nature de chaque acte.
Ce dispositif aligne ainsi la gestion des registres d’arrêtés du Maire sur le régime applicable aux délibérations du Conseil Municipal (article R.2121-9 du CGCT).
b/ La tenue du registre au format papier
La tenue d’un registre sur support papier est obligatoire, étant précisé que la tenue d’un registre sur support numérique est possible à titre complémentaire.
Dans le cas où les actes sont signés électroniquement, des copies en sont systématiquement produites au format papier pour être reliées en registre.
La signature manuscrite de l’exécutif ou, dans le cas des délibérations, de l’exécutif et du secrétaire de séance, atteste de sa conformité avec l’original.
c/ Ordre d’inscription des délibérations et actes et signatures
Les délibérations, les arrêtés et les actes de publication et de notification sont inscrits par ordre de date.
Les affaires venant en délibération au cours d’une même séance de l’organe délibérant reçoivent un numéro d’ordre à l’intérieur de la séance.
Lorsque la tenue du registre est organisée sur support numérique et que les actes et délibérations sont signés électroniquement, l’exécutif et le secrétaire de séance apposent leur signature manuscrite, pour chaque séance, sur le registre papier.
La tenue du registre des arrêtés, des actes de publication et des actes de notification s’opère dans les mêmes conditions que la tenue du registre des délibérations.
7/ Procès-verbaux et comptes rendus du Conseil Municipal
Le compte rendu des séances des assemblées délibérantes précédemment affiché à la porte des mairies et sièges des établissements publics a été supprimé depuis le 1er juillet 2022.
À la place, l’article L.2121-25 du CGCT prévoit que, dans un délai d’une semaine, la liste des délibérations examinées par le Conseil Municipal est affichée à la mairie et mise en ligne sur le site internet de la commune pour celles en disposant.
Le compte rendu de séance des Conseils Municipaux est remplacé par la liste des délibérations examinées, qui doit être affichée en mairie en plus de la publication en ligne sur le site internet.
La liste doit comporter a minima la date de la séance et la mention de l’objet de l’ensemble des délibérations approuvées ou refusées par l’organe délibérant.
En revanche, le résumé ou l’explication de la décision ne sont pas requis.
L’article L.2121-15 du CGCT précise ce que doit obligatoirement contenir le procès-verbal de séance, à savoir :
• la date et l’heure de la séance,
• le nom du Maire et des membres de l’assemblée délibérante présents ou représentés et du ou des secrétaires de séance,
• le quorum,
• l’ordre du jour de la séance,
• les délibérations adoptées et les rapports au vu desquels elles ont été adoptées,
• les demandes de scrutin particulier,
• le résultat des scrutins précisant, s’agissant des scrutins publics, le nom des votants et le sens de leur vote et la teneur des discussions au cours de la séance,
• la teneur des discussions au cours de la séance, qui s’entend comme le résumé des opinions exprimées sur chaque point porté à l’ordre du jour.
La mention de l’ensemble des échanges n’est pas juridiquement imposée.
L’objectif est d’informer les citoyens sur les principales informations, interventions, idées et opinions évoquées au cours de la séance et dont la retranscription permet, le cas échéant, d’éclairer la décision prise par l’assemblée délibérante.
Le procès-verbal doit être signé de manière manuscrite ou électronique, par le Maire et le secrétaire de séance et publié dans la semaine qui suit la séance.
Il est soumis à l’approbation des élus présents lors de la séance qui suit, après prise en compte éventuelle de leurs remarques.
8/ La conservation du procès-verbal
a/ Original sur support papier
Il est fortement conseillé de relier les procès-verbaux des séances dans les registres de délibérations, répondant ainsi le mieux possible à l’obligation faite à la collectivité d’en assurer la pérennité.
b/ Original sur support électronique
Un procès-verbal original sur support électronique ne peut s’entendre que d’un document numérique offrant la même force probante qu’un procès-verbal papier. Il doit par conséquent être signé électroniquement par un procédé fiable.
La conservation d’un procès-verbal original électronique exige, dès la création de ce dernier et pour une durée indéfinie, de recourir à un système d’archivage électronique répondant aux exigences de la norme NF Z 42-013.
Ainsi, dans l’hypothèse où la commune souhaite archiver électroniquement ses arrêtés, délibérations ou décisions exécutoires, elle doit s’assurer que son système d’archivage électronique (SAE) est conforme à la NF Z 42-013 afin de garantir la validité et la force juridique de ces documents durant toute la durée de leur conservation.
Dans la mesure où la tenue des procès-verbaux au format électronique s’accompagne obligatoirement de la tenue d’un registre des délibérations au format papier et qu’un exemplaire papier du procès-verbal est exigé au titre de l’information du public, il est recommandé de relier dans le registre des délibérations les copies de l’intégralité des procès-verbaux, la signature manuscrite du Maire et du secrétaire de séance garantissant alors leur conformité à l’original électronique.
9/ Disponibilité sur support papier
Toute personne peut demander gratuitement un exemplaire papier d’un acte publié électroniquement.
La fourniture de cet exemplaire papier se fait dans les conditions prévues par les articles L.311-9 et suivants du Code des relations entre le public et l’administration (CRPA), à savoir, au choix du demandeur :
- par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ;
- sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par délivrance d’une copie sur un support identique à celui utilisé par l’administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction ;
- par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique ;
- par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu’à l’intéressé en application de l’article L.311-6.
10/ Contrôle de légalité
Les actes transmis à l’État destinés au contrôle de légalité le sont aussi sous forme dématérialisée.
Les articles L.2131-1 et suivants du CGCT prévoient que « les actes pris par les autorités communales sont exécutoires dès qu’il a été procédé à […] leur transmission au représentant de l’État dans le département ».
Le contrôle est exercé sur :
– les actes (arrêtés réglementaires et individuels, marchés, etc.) ;
– les délibérations (sauf exceptions) prises par l’assemblée délibérante ;
– les décisions prises par délégation de l’assemblée délibérante, dans les domaines et les conditions prévus par l’article L.2122-22 pour les communes.
L’article L.2131-2 du CGCT pour les communes dresse la liste des actes qui doivent obligatoirement être transmis au représentant de l’État, à savoir, notamment :
- les décisions réglementaires et individuelles prises par le Maire dans l’exercice de ses pouvoirs de police (articles L.2212-1 et suivants), à l’exclusion des décisions relatives à la circulation et au stationnement et de celles relatives à l’exploitation, par les associations, de débits de boisson pour la durée des manifestations publiques qu’elles organisent) ;
- les actes à caractère réglementaire pris par les autorités communales, dans tous les autres domaines qui relèvent de leur compétence en application de la loi ;
- les conventions relatives aux marchés et aux accords-cadres (à l’exception de celles d’un montant inférieur à un seuil défini par décret) ;
- les conventions relatives aux emprunts ainsi que les conventions de concessions ou d’affermage des services publics locaux et les contrats de partenariat ;
– les décisions individuelles relatives à la nomination des fonctionnaires, au recrutement, y compris le contrat d’engagement, et au licenciement des agents non titulaires, à l’exception de celles prises dans le cadre d’un besoin saisonnier ou occasionnel ;
– les permis de construire, les autres autorisations d’utilisation du sol, le certificat d’urbanisme délivré par le Maire lorsqu’il a reçu compétence dans les conditions prévues à l’article L.421-2-1 du Code de l’urbanisme, ainsi que la déclaration préalable dans les conditions définies aux articles R.423-7 et R.423-8 du Code de l’urbanisme.
Certains actes des collectivités locales ne sont par nature pas soumis au contrôle de légalité et à ce titre ne sont pas transmissibles en application de l’article L.2131-4 du CGCT.
Il en va ainsi des actes de droit privé et des actes pris au nom de l’État.
En outre, certains actes non mentionnés à l’article L.2131-2 du CGCT en raison de leur faible enjeu n’ont pas à être transmis au préfet, mais sont néanmoins successibles de faire l’objet d’un contrôle de légalité dans le cadre de l’usage du pouvoir d’évocation, c’est notamment le cas des actes suivants :
- les actes de gestion courante,
- les actes d’administration interne,
- les actes contractuels non mentionnés à l’article L.2131-2 du CGCT.
11/ La publicité des documents d’urbanisme
Les dispositions de l’ordonnance n°2021-1310 du 7 octobre 2021 en matière d’urbanisme sont entrées en vigueur le 1er janvier 2023.
Il s’agit de faire de la dématérialisation de la publicité des schémas de cohérence territoriale (SCOT), des plans locaux d’urbanisme (PLU) et des documents en tenant lieu (notamment les plans de sauvegarde et de mise en valeur) sur le portail national de l’urbanisme la formalité de publicité de droit commun.
Cette réécriture a emporté deux changements majeurs :
1/ La dématérialisation de la publication, sur le portail national de l’urbanisme, des délibérations qui approuvent, révisent ou modifient des SCOT, des PLU et des documents en tenant lieu devient le régime de droit commun de publicité.
Ainsi, par dérogation à l’article L.2131-1 du CGCT dans sa rédaction issue de l’ordonnance, toutes les collectivités territoriales et leurs groupements, sans exception, doivent publier leurs documents d’urbanisme sur le portail national de l’urbanisme depuis le 1er janvier 2023.
Les autres formalités de publicité prévues par le Code de l’urbanisme n’ont pas été modifiées par la réforme, si bien que l’affichage pendant un mois et mention de cet affichage de manière apparente dans un journal diffusé dans le département prévus par les articles R. 143-15 (SCOT), R. 153-21 (PLU) demeurent applicables et sont sans incidence sur la détermination de la date d’entrée en vigueur du document d’urbanisme.
2/ La publicité dématérialisée sur le portail national de l’urbanisme des documents d’urbanisme devient, avec la transmission au préfet, la condition qui confère à l’acte son caractère exécutoire.
C’est la plus tardive des deux dates qu’il convient alors de prendre en compte pour déterminer le caractère exécutoire de l’acte.
Si le préfet notifie à la collectivité des modifications qu’il estime nécessaires, le PLU ne deviendra exécutoire qu’après que les modifications demandées et la délibération qui les approuve ont été publiées sur le portail national de l’urbanisme et transmises à l’autorité administrative compétente de l’État.
Textes de référence :
• Code général des collectivités territoriales, art. L.2131-1 et suivants
• Ordonnance n°2021-1310 et décret n°2021-1311 du 7 octobre 2021
• Décret n°2024-719 du 5 juillet 2024