Accueillir un stagiaire dans une collectivité implique la signature d’une convention de stage tripartite définissant les droits et obligations des parties.
La législation encadre strictement les stages pour éviter les abus, notamment en imposant une gratification pour les stages de plus de deux mois, sachant que les collectivités doivent veiller à ne pas utiliser les stagiaires pour remplacer des salariés ou pour des tâches régulières.
Précisons que l’accueil de stagiaires ne doit en aucun cas avoir pour objet ou pour effet de pourvoir durablement un besoin de main-d'œuvre de la collectivité.
Un accueil personnalisé et un suivi régulier sont essentiels pour que l’intégration du stagiaire soit réussie et qu’il puisse en retirer une expérience enrichissante.
I/ Finalité du stage et typologie des stagiaires
Les stages dans les collectivités et leurs établissements publics ont pour objet de compléter la formation du stagiaire grâce à une mise en situation dans un environnement professionnel lui permettant de se familiariser avec ce dernier et d’acquérir une expérience professionnelle en lien direct avec son cursus.
Il existe plusieurs types de stagiaires qui ne relèvent pas des mêmes dispositions :
• les stagiaires de l’enseignement supérieur
Il s’agit des étudiants inscrits en BTS, en BUT, en licence, en master ou dans une école post-bac, etc.
Une convention de stage est obligatoire et la législation actuelle a pour but d’éviter les recours abusifs à des stagiaires pour occuper de vrais emplois.
• les stagiaires de l’enseignement secondaire
Il s’agit des élèves de moins de 16 ans qui effectuent des visites d’information ou des stages d’initiation et d’application pour ceux d’entre eux qui ne suivent pas un enseignement en alternance ou professionnel.
• les stagiaires hors cursus scolaire ou universitaire
Cela concerne essentiellement des personnes qui suivent des stages dans le cadre de la formation professionnelle continue.
Il peut s’agir de personnes en reconversion, demandeurs d’emploi ou salariés réalisant des stages dans le cadre de dispositifs de formation financés par la Région, France travail, un opérateur de compétences, etc.
Pour les stagiaires de la formation professionnelle continue, l’accueil est encadré par une convention conclue avec l’organisme de formation ou l’organisme prescripteur qui doit préciser les responsabilités de chacune des parties.
Seuls les stagiaires de l’enseignement supérieur sont concernés par les dispositions de la loi n°2006-396 du 31 mars 2006 pour l’égalité des chances qui prévoit l’obligation de conclure une convention de stage (art. L.124-1, al.1 du Code de l’éducation).
Les dispositions décrites ici s’appliquent à ces stagiaires.
La loi n°2014-788 du 10 juillet 2014 tendant au développement, à l’encadrement et à l’amélioration du statut des stagiaires ouvre de nouveaux droits aux stagiaires et unifie le régime applicable à l’ensemble des stages, y compris lorsqu’ils concernent l’enseignement secondaire.
Le décret n°2014-1420 du 27 novembre 2014 vient préciser, au plan réglementaire, une partie des dispositions de la loi, notamment les mentions obligatoires des conventions de stage, l’obligation de délivrer une attestation de stage, les exceptions à la durée maximale de stage.
Par ailleurs, le décret n°2015-1359 du 26 octobre 2015 vient préciser le nombre maximal de stagiaires pouvant être accueillis simultanément au sein de la structure d’accueil. Ce nombre maximal est de 3 stagiaires si l’effectif de la collectivité n’excède pas 20 agents. Il est au plus de 15% de l’effectif au-delà de 20 agents.
Depuis 2006, les stages en collectivité font obligatoirement l’objet d’une convention tripartite entre le stagiaire, la collectivité d’accueil et l’établissement d’enseignement supérieur.
II/ Convention de stage tripartite
Depuis la loi du 31 mars 2006 et la loi du 10 juillet 2014, tout stage « étudiant » en collectivité doit faire l’objet d’une convention tripartite entre le stagiaire, l’établissement et la collectivité d’accueil.
La convention de stage détermine les droits et obligations des parties mais n’est pas assimilable à un contrat de travail.
La convention de stage comporte des clauses obligatoires qui sont les suivantes :
• la définition des activités confiées au stagiaire en fonction des objectifs de formation et pédagogique ;
• les dates de début et de fin de stage ;
• la durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire dans la collectivité (planning hebdomadaire, travail de nuit, dimanche, jours fériés, le cas échéant) ;
• le montant et les modalités de versement de la gratification, lorsque celle-ci est due ;
• la liste des avantages offerts et remboursements accordés (restauration, remboursement des frais de déplacement, accès à certains équipements…) ;
• le régime de prestation sociale dont bénéficie le stagiaire, y compris la protection en cas d’accident de travail ainsi que, le cas échéant, l’obligation qui lui est faite de justifier d’une assurance couvrant sa responsabilité civile ;
• les conditions dans lesquelles les responsables de stage – l’un représentant l’établissement, l’autre la collectivité – assurent l’encadrement du stagiaire ;
• la désignation d’un tuteur au sein de la collectivité ;
• les conditions d’attribution de délivrance d’une attestation de stage et, le cas échéant, les modalités de validation de stage pour l’obtention du diplôme préparé ;
• les conditions de suspension et de résiliation de stage, à l’initiative de la collectivité, de l’établissement ou du stagiaire ;
• les conditions dans lesquelles le stagiaire est autorisé à s’absenter, notamment dans le cadre d’obligations attestées par l’établissement d’enseignement (examens, obligations universitaires) ;
• l’application du règlement intérieur de la collectivité lorsqu’il existe et des règles de sécurité au travail.
Cette convention de stage doit être signée par les trois parties.
La collectivité ne peut accepter un stagiaire en l’absence de convention dûment complétée, même si la convention de stage n’est pas un contrat de travail, dans la mesure où elle ne confère pas au stagiaire la qualité d’agent de la collectivité.
À noter que la convention tripartite est la règle pour tous les stagiaires « en formation initiale » (collège, lycée, supérieur) étant précisé que les stagiaires issus de la formation professionnelle continue relèvent le plus souvent d’autres dispositifs (France travail, Région, CPF, etc.).
A/ Connaître les engagements de chaque partie
Il est possible de se référer à la charte des « stages étudiants en entreprises » prévue par le Code de l’éducation.
Les stages et périodes de formation en milieu professionnel consistent en « des périodes temporaires de mise en situation en milieu professionnel au cours desquelles l’élève ou l’étudiant acquiert des compétences professionnelles et met en oeuvre les acquis de sa formation en vue d’obtenir un diplôme ou une certification et de favoriser son insertion professionnelle » (art. L.124-1, al.3 Code de l’éducation).
Afin que le stage serve à la réalisation de cet objectif, le stagiaire s’engage à :
• réaliser la mission et être disponible pour les tâches qui lui sont confiées ;
• respecter les règles, consignes, horaires, règles d’hygiène et de sécurité, le règlement intérieur de la collectivité locale ainsi que ses codes de culture ;
• rédiger et produire, lorsqu’il est demandé, le rapport ou le mémoire dans les délais prévus.
La collectivité locale s’engage, quant à elle, à :
• proposer un stage s’inscrivant en lien direct dans un projet pédagogique défini par l’établissement d’enseignement ;
• accueillir l’étudiant et lui donner les moyens de ses missions (poste de travail, outils, accès aux locaux) ;
• désigner un tuteur de stage pour guider et conseiller l’étudiant, l’aider dans l’acquisition des compétences nécessaires, favoriser son intégration, assurer un suivi régulier de ses travaux et assurer la liaison avec l’établissement scolaire, etc. Attention, un tuteur ne peut être désigné simultanément dans plus de trois conventions de stage (décret n°2015-1359, 26 octobre 2015 ) ;
• rédiger une attestation de stage décrivant les missions effectuées.
La loi n°2014-788 du 10 juillet 2014 impose désormais que le stagiaire relève des règles applicables aux personnels de la structure d’accueil, s’agissant notamment du travail de nuit, du repos quotidien, hebdomadaire.
Les stagiaires peuvent également avoir droit aux titres-repas ou accéder au restaurant administratif. Ils doivent également bénéficier de l’indemnisation de leurs frais de déplacement, y compris s’agissant des déplacements domicile-travail dans les mêmes conditions que les autres agents.
L’établissement d’enseignement s’engage à :
• définir les objectifs du stage ;
• accompagner l’étudiant dans sa recherche de stage et sa préparation ;
• désigner un référent pédagogique et assurer le suivi avec la collectivité (visites, échanges sur le déroulement du stage).
Un dialogue régulier collectivité-établissement (avant, pendant et après le stage) est fortement recommandé pour sécuriser la cohérence entre missions confiées et objectifs de formation.
B/ Déterminer le montant de la gratification perçue par le stagiaire
Le stagiaire qui n’est pas considéré comme un agent de la collectivité perçoit une gratification dès lors que la durée de son stage est supérieure à 2 mois (art. L.124-6 Code de l’éducation dans sa rédaction issue de la loi n°2013-660 du 22 juillet 2013 relative à l’enseignement supérieur et à la recherche).
La loi impose ainsi une gratification lorsque la durée de présence dépasse 2 mois, consécutifs ou non, au sein d’une même collectivité pour un même stagiaire, au cours d’une même année scolaire ou universitaire.
S’agissant de la gratification, il convient désormais d’appliquer les dispositions du décret n°2014-1420 du 27 novembre 2014 qui fixe depuis le 1er septembre 2015 à 15% du plafond horaire de la sécurité sociale le montant de la gratification, soit 693 € mensuels pour 154 heures au 1er janvier 2026. Il s’agit du seuil minimal légal et non d’un plafond.
En somme, pour une collectivité territoriale, la règle est en pratique :
• gratification obligatoire dès 2 mois de présence effective (consécutifs ou non) ;
• montant au moins égal au seuil minimal légal ;
• exonérations sociales dans les limites prévues par les textes (lettre-circulaire Acoss, Code de la sécurité sociale).
En outre, l’article D.124-8 du Code de l’éducation prévoit que la gratification due par une administration, un établissement public ou tout organisme de droit public ne peut être cumulée avec une rémunération versée par ce même organisme d’accueil au cours de la période concernée.
La lettre-circulaire n°2015-0000042 Acoss du 2 juillet 2015, portant sur la réforme du statut des stagiaires, vient préciser les nouvelles conditions de réalisation des stages et le régime social des gratifications pouvant être allouées aux stagiaires.
C/ Accueillir le stagiaire au sein de la collectivité
Afin de garantir la dimension pédagogique du stage et de sécuriser la collectivité, il lui appartient de préparer l’arrivée du stagiaire (poste de travail, accès informatique, consignes de sécurité, présentation du service).
À cette fin, il y a lieu de mettre en place un accueil personnalisé du stagiaire afin de faciliter son intégration dans le service, en veillant à lui communiquer les consignes de sécurité comme cela se pratique pour l’accueil des salariés, ainsi que le règlement intérieur lorsqu’il existe et tous les documents inhérents à la pratique professionnelle.
La rencontre avec le tuteur doit se faire dès le premier jour, ainsi que la présentation aux équipes.
Il est recommandé de prévoir un entretien de suivi intermédiaire avec le stagiaire au bout de 2 ou 3 semaines afin de faire un point d’étape, de manière à permettre éventuellement de recadrer le stage conformément au projet pédagogique, de répondre à certaines difficultés rencontrées par le stagiaire. Un échange avec son tuteur est également souhaitable.
Enfin, il est recommandé d’effectuer un entretien final avec le stagiaire, en lien avec le référent pédagogique de l’établissement, et de veiller à ce que les missions confiées demeurent en cohérence avec la convention, le niveau de formation et les objectifs pédagogiques.
III/ Quotités de stagiaires, durée et gratification
Le décret du 26 octobre 2015 fixe un nombre maximal de stagiaires :
• jusqu’à 3 stagiaires si la collectivité compte au plus 20 agents ;
• au maximum 15% de l’effectif total au-delà de 20 agents.
Ces plafonds visent à éviter le recours massif aux stagiaires pour des besoins structurels.
À noter que les plafonds de 3 stagiaires ou des 15% s’appliquent par site et non seulement à la collectivité dans son ensemble (sauf organisation particulière). Ces plafonds s’apprécient, en pratique, au niveau des services ou unités d’affectation, afin d’éviter une concentration excessive de stagiaires dans un même service.
Le décret du 26 octobre 2015 raisonne, en effet, au niveau de la structure d’accueil (site, service, unité) et non uniquement sur l’effectif global de la collectivité.
IV/ Protection sociale et accidents du travail
Le stagiaire bénéficie d’une protection sociale en cas d’accident survenant du fait ou à l’occasion du stage (accident sur le lieu de stage ou sur le trajet, selon les cas).
En cas d’accident, la collectivité doit :
• prendre immédiatement les mesures nécessaires (secours, soins) ;
• établir et transmettre sans délai la déclaration d’accident au régime compétent (sécurité sociale) et à l’établissement d’enseignement.
Ainsi, en cas d’accident, l’employeur d’accueil doit établir immédiatement une déclaration d’accident du travail, selon les modalités habituelles, et transmettre une copie sans délai à l’établissement d’enseignement, le stagiaire bénéficiant d’une prise en charge des soins et, le cas échéant, d’indemnités selon les règles du régime applicable.
Le stagiaire est soumis aux mêmes règles que les agents en matière de santé et de sécurité au travail (consignes de sécurité, port d’équipements de protection individuelle, formation à la sécurité, etc.) et bénéficie de la protection contre les risques de harcèlement moral ou sexuel, de discrimination et de violences au travail.
Le stagiaire relève ainsi du régime général de la sécurité sociale pour la couverture des accidents du travail survenus pendant le stage.
Le régime de prise en charge dépend :
• du montant de la gratification :
- si elle est ≤ 15% du plafond horaire de la sécurité sociale : la charge des cotisations AT/MP incombe en principe à l’établissement d’enseignement ;
- si elle est > 15% : la collectivité d’accueil doit verser les cotisations sur la fraction excédentaire ;
• de la nature de la structure d’accueil et des conventions conclues entre l’État, les établissements et les collectivités.
V/ Interdictions : éviter la requalification ou l’abus de vulnérabilité
La collectivité ne peut pas utiliser un stagiaire pour :
• remplacer un agent absent (congé maladie, maternité, mobilité…) ;
• occuper durablement un poste vacant ou répondre à un besoin structurel de main-d'œuvre ;
• confier au stagiaire une tâche régulière correspondant à un emploi permanent ;
• utiliser le stage pour faire face à un accroissement temporaire d’activité ou à un besoin saisonnier.
En cas de détournement manifeste et de non-respect de ces principes, la collectivité s’expose notamment :
• à un risque de requalification en contrat de travail par le juge ;
• à un risque pénal au titre de l’abus de vulnérabilité ou de dépendance (article L.612-8 du Code de l’éducation) passible de cinq ans d’emprisonnement et 150 000 € d’amende ;
• à un risque financier (redressements sociaux, dommages-intérêts, annulation de la convention, etc.).
En structurant ainsi la démarche (convention complète, missions pédagogiques, encadrement effectif, respect des règles de temps de travail, gratification conforme, interdiction de substitution à un emploi), la collectivité sécurise juridiquement l’accueil de stagiaires tout en valorisant son attractivité et son rôle dans la formation des futurs professionnels
Références juridiques :
Articles L.124-1, L.124-6, L.612-8 à L.612-14 et D.124-8 du Code de l’éducation
Loi n°2014-788 du 10 juillet 2014 tendant au développement, à l’encadrement des stages et à l’amélioration du statut des stagiaires
Loi n 2013-660 du 22 juillet 2013 relative à l’enseignement supérieur et à la recherche
Loi n°2011-893 du 28 juillet 2011 pour le développement de l’alternance et la sécurisation des parcours professionnels
Loi n°2006-396 du 31 mars 2006 pour l’égalité des chances
Décret n°2015-1359 du 26 octobre 2015 relatif à l’encadrement du recours aux stagiaires par les organismes d’accueil
Décret n°2014-1420 du 27 novembre 2014 relatif à l’encadrement des périodes de formation en milieu professionnel et des stages
Décret n°2009-885 du 21 juillet 2009 relatif aux modalités d’accueil des étudiants de l’enseignement supérieur en stage dans les administrations et établissements publics de l’État ne présentant pas un caractère industriel et commercial
Décret n°2006-1627 du 18 décembre 2006 relatif à la protection contre les accidents du travail et les maladies professionnelles des stagiaires mentionnés aux a, b et f du 2° de l’article L.412-8 et modifiant le Code de la Sécurité sociale
Décret n°2006-1093 du 29 août 2006 pris pour l’application de l’article 9 de la loi n° 2006-396 du 31 mars 2006 pour l’égalité des chances
Lettre-circulaire n°2015-0000042 Acoss du 2 juillet 2015 relative à la réforme du statut des stagiaires par la loi n°2014-788 du 10 juillet 2014
Circulaire DGESIP A1 n°2013-0803 du 25 octobre 2013 relative à la gratification des stages des étudiants dans les collectivités territoriales, les établissements publics de santé et les établissements publics du secteur médico-social
Circulaire du 4 novembre 2009 relative aux modalités d’accueil des étudiants de l’enseignement supérieur en stage dans les collectivités territoriales et leurs établissements publics ne présentant pas de caractère industriel et commercial